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ペーパーレス化は書類の整理・保管が不要になる点や印刷代のコストカットや業務効率化、
よりテレワークを効率的に進められるなど多くのメリットがあります。
働き方改革の一環で政府からも推進されています。

一方でペーパーレス化はなかなか進んでいません。社内ルールや新たな制度、ITリテラシーなど
様々な要因がペーパーレス化の普及率を妨げています。

そこで今回はペーパーレス化がうまくいくポイントを選お伝えしていきます。

ペーパーレス化がなぜ必要か
ペーパーレス化を進めることで、文書管理削減による時短化、印刷代による経費削減など
昨今のテレワークなどの新しい働き方に向けて、業務を効率化することができ、
無駄な雑務処理に時間をかけずに業務に取り組むことができます。

ペーパーレス化を妨げる要因
・社内の規定や制度の整備化
・一定のITリテラシーが必要
・ツールへの投資や導入までに時間がかかる


ペーパーレス化がうまくいくポイント3選
・誰でも使いやすいツールを選ぶ
ITに対して不慣れな人でも使いこなせるように、誰でも使いやすいツールを選びましょう。
操作を覚えることや操作自体に時間がかかり、逆に業務の効率を下げる可能性もあります。

・段階的に導入を進める
いきなり、ペーパーレス化にすると、「何が書類保管されているのか」「この書類はペーパーレス化されているのか」など、必要書類を探すのに時間がかかり、余計に手間がかかってしまうことも考えられます。
段階的にペーパーレスを行うことで、社員たちにも慣れさせながら移行していきましょう。

・メリットを浸透させる
ペーパーレス化のメリットや目的をしっかりと決めて、導入する意義を社員たちに浸透させましょう。
実際に使用する社員たちのペーパーレス化に対する理解が浅いと浸透しにくくなります。


おすすめツール

オンライン会議ツール
・「Zoom」
互いに顔をみながらコミュニケーションできます。
リアルタリムで画面共有やチャットも可能なので、対面と似たような感覚で
会議や打ち合わせを開催することが可能です。画面共有で資料を印刷する手間などがなくなるので
業務の効率化、コスト削減にもつながりそうです。

電子契約ツール
・「GMO電子印鑑Agree」
電子印鑑GMOサインは、法的に有効なクラウド型の電子契約サービスです。契約締結・管理の業務効率化や印紙税などのコスト削減につながります。
捺印が電子化されれば、ペーパーレス化が大幅に進みそうです。

情報共有型ツール
・「TaskTimeTap」
ワンタッチ、ワンクリックでタスクの登録・切り替えが可能です。
チーム利用でも3ヵ月まで無料なのでが嬉しい。

「誰が」「いつまで」「何を」したかを把握することで
人数と金額に見合った適切な業務管理や人材確保に向けた業務量の見直し
次の改善策に向けた業務データの記録管理などに活用していきましょう。
紙ベースの日報代わりに使うことで、勤怠集計や進捗状況などグラフでぱっと
わかるので確認・集計作業の時短化が測れそうです。

TaskTimeTap　https://ttt.sunnygem.co.jp/tasktimetap

サニージェム株式会社
東京豊島区池袋にあるウェブサイト制作システム開発会社
https://dev-sunnygem.sgm.jp/