進捗管理を改善する方法3選
2026/05/18
部署やチームをまとめ、進捗管理をうまくまとめるのは管理職の役割の１つです。
進捗管理がうまくいかないと、部署やチームの業務効率が低下する場合もあり、
影響を及ぼす範囲が広くなります。
そこで今回は、進捗管理を適切に行うための3ポイントを紹介していきます。
「進捗管理がうまくいかない理由」
「進捗管理を改善するポイント3選」
「進捗管理が上手くいかない理由」
・進捗の定義が不明確
業務の進捗率・達成度を明確に決めておかないとメンバー間でも主観的に判断したり、
明確な進捗率が出てこずに、正確な進捗状況を把握することはできません。
・業務の分配が適切ではない
業務の分配が極端に偏っていたりすると、特定のスタッフに対する負担が増加したり、
時短勤務しているスタッフや納期に間に合わせるのが苦手なスタッフなどもいるかもしれません。
そのため、その人の状況や特性を見ながら業務を分配することも進捗管理を円滑にすすめるポイントの1つです。
・時間の見積もりが不正確
完璧な工数、作業見積もりは難しいですが、できるだけ正確な工数を見積もることで進捗のロスを
防ぐことができます。
例えば10日間かかるものを5日間と見積もってしまうとスタッフの負担が増えたり、
時間のロスがかなり生まれてしまいます。
「進捗管理を改善するポイント3選」
・進捗の度合いを明確にしておく
人によっては「100%で完成した！」という人と「80%でも次に進もう！」と人によって
進捗度合いに関して、違いが出る場合があります。その違い防ぐためにも、進捗の定義を明確にして
正確な進捗状況を把握できるようにしておきましょう。
・スケジュールを共有しておく
チーム全体で「これはあと3日後に終わらせよう」など共有しておくと
管理者だけではなく、メンバー達もどの業務に遅れが出ているのかなど把握でき、
お互いのフォローもスムーズに行えます。
・ツールを導入する
エクセルやスプレッドシートを使用するのも1つの手段です。
エクセルだと、オンラインで共有できませんがスプレッドシートを使えば
オンラインでもチームで共有できます。
また、エクセルやスプレッドシートで１から作るのが手間な人はITツールを導入することを
おすすめします。ITツールであれ、オンラインで即時に共有でき、初期設定などもされているものが
多いです。
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「誰が」「いつまで」「何を」したかを把握できる時間管理ツールです。
事前に業務を登録しておき、始まりと終わりにスマートフォンでタップするだけのカンタン操作。 使った時間の内訳がグラフで一目瞭然。期間やメンバーを指定した集計も可能な時間管理ツールです。
グラフ機能で在宅勤務、リモートワークでも、どの業務にどれだけの人数・コストをかけたか
一目でわかります。
「誰が」「いつまで」「何を」したかを把握することで
人数と金額に見合った適切な業務管理や人材確保に向けた業務量の見直し
次の改善策に向けた業務データの記録管理などに活用していきましょう。
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